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運用信息技術提高中職學校行政管理效能的

發表日期:2015年12月23日  出處:安徽電子工程學校  作者:吳立偉  本頁面已被訪問 3313 次

運用信息技術提高中職學校行政管理效能的

實證研究

安徽電子工程學校 吳立偉

 

    摘要:中職學校的行政管理既涉及專業性較強的管理工作,又包括輔助保障性管理工作,管理效能的高低直接影響著教育教學質量。信息技術在中職學校行政管理工作中的運用日益廣泛,對提高行政管理效能的作用也日趨明顯。本文在問卷調查的基礎上,針對信息技術條件下安徽省中職學校行政管理工作中存在的問題提出了對策。

    關鍵詞:中職學校  信息技術  行政管理  管理效能

 

引言

    管理效能是管理部門為實現管理目標所顯示的能力和所獲得的管理效率、效果、效益的綜合反映,是衡量從事管理工作結果的尺度,是管理系統的整體反映。追求管理效能的不斷提高,是管理活動的中心和工作的出發點,也是管理工作的生命所在。中等職業學校的行政管理既涉及專業性較強的管理工作,如教學、教育科研、學籍及學生資助、教師隊伍管理等,又包括輔助保障性管理工作,如固定資產(教學實訓設備)管理、后勤服務管理等。管理效能的高低直接影響著教育教學質量,也體現出一所學校的綜合實力。特別是隨著信息技術在中職學校行政管理工作中的廣泛運用,其對提高行政管理效能的作用日趨明顯。同時,由于校際之間信息技術硬件設施和運用程度的差異等原因,行政管理工作也存在著困難和問題。

一、中職學校行政管理的現狀

中職學校的行政管理雖不比黨政機關行政管理有嚴格的權屬劃分,但亦具備領導、指揮、執行、協調和監督的過程和功能。行政管理保障著教育教學的基本運行和辦學的人力、物力、財力需求,是其事業發展的資源支撐。

緊隨產業結構調整對高素質技能人才的需求,中職教育改革發展的形勢快速變化。與此同時,中職學校內部管理制度不夠健全,管理行為不夠科學,管理效能不夠明顯的現象卻影響著中職教育的質量和吸引力。特別是隨著信息技術的日新月異,中職學校內部管理中的信息技術運用日益普及,信息化程度的提高,既在一定程度上提高了管理效能,加速了信息處理與傳遞,又出現了諸如信息不對等,信息不齊全,及“信息孤島”現象。

同時,中職學校管理中的執行力相對于中小學教育或高等教育而言,是較弱的。一邊是的改革發展帶來的新機制、新理念,一邊是原有事業單位人員為主體和形成的工作作風,制度執行的剛性不足,柔性有余,造成管理效能的折扣相對普遍。

加強規范管理,向管理要效益,提升管理效能已成為近年來中職學校改革創新和內涵發展的直接抓手。而運用信息技術提升管理效能和管理水平也已成為趨勢。《國務院關于加快發展現代職業教育的決定》(國發〔201419號)中指出,“構建利用信息化手段擴大優質教育資源覆蓋面的有效機制,推進職業教育資源跨區域、跨行業共建共享,逐步實現所有專業的優質數字教育資源全覆蓋。支持與專業課程配套的虛擬仿真實訓系統開發與應用。推廣教學過程與生產過程實時互動的遠程教學。加快信息化管理平臺建設,加強現代信息技術應用能力培訓,將現代信息技術應用能力作為教師評聘考核的重要依據。”由此可見,通過提高中職學校信息化建設水平,促進教學和管理質量的提升已成為必然。

二、信息技術對提升中職學校行政管理效能的作用

(一)提高了管理效率

信息技術的運用,使得中職學校個體內建立起有效的網絡系統,從而一定程度上改變了傳統管理模式的機構垂直化,減少了中間管理機構的介入,促進了上下級之間的信息溝通、反饋,提高了管理效率。以對安徽省19所中職學校的調查[①]為例,各校均建立了門戶網站,并有17所學校的網站具備網上咨詢、交流和互動的功能,且有7所學校已建立校方微博或微信公眾號,正在建的也有4所(見表一)。

表一:網絡信息平臺基本情況

狀態

基礎條件

已建立

(具備功能)

比例

正在籌建

比例

未建立

(不具備功能)

比例

備注

門戶網站

19

100%

0

0

0

0

 

校方微博或微信

7

36.8%

4

21.05%

8

42.1%

 

咨詢交流互動功能

17

89.5%

0

0

2

10.5%

 

同時,信息技術的運用,使得行政管理中的一些數據、信息交由計算機處理,節約了人力資源成本,提高了勞動效率。例如教學安排、公文辦理、學籍管理、成績查詢、學費收繳等過程中的信息化服務,充分體現了技術的優勢。調查發現,中職學校黨政管理、教務與教學資源管理、學生管理類的信息平臺建設和使用已逐步普及(見表二),提高了管理效能。

表二: 黨政管理、教務與教學資源管理、學生管理信息平臺建設和使用情況

狀態

項目

已建立并使用

比例

未建立或未使用

比例

黨政管理

公文流轉

11

57.9%

8

42.1%

人力資源

9

47.4%

10

52.6%

收費和資產管理

11

57.9%

8

42.1%

教務與教學資源

教學安排

12

63.2%

7

36.8%

教學調度

8

42.1%

11

57.9%

課程資源和試題庫

12

63.2%

7

36.8%

學生管理

招生

10

52.6%

9

47.4%

學籍管理

19

100%

0

0

學生資助

19

100%

0

0

學業成績

12

63.2%

7

36.8%

(二)提供決策的依據

管理者做出決策,需要數據、信息的收集整理、分析判斷,越是科學的決策越需要大量的基礎信息和數據。信息技術的運用首先是一定程度上盤活了校內行政管理所涉及的信息,決策者可以通過信息平臺檢索相應的數據信息,為決策提供依據。其次,信息平臺的數據和信息,一般歸集在同一終端,信息的傳輸和檢索發生在同一個數據庫,可以避免因人工記載、傳遞而造成的不夠全面、不夠準確或部分丟失等現象,一定程度上保障了的決策依據的準確性、可靠性。

(三)一定程度上的資源共享

資源共享是信息技術發展和運用的題中應有之義,也是推動技術革新進步的動力之一。信息技術在中職學校行政管理中的運用,推動了信息資源在學校范圍內的共享,打破了時空限制、機構隸屬關系等原因造成的信息壁壘,擴大了信息的使用范圍,實現了資源互通有無,提升了行政管理的水平和效能。如表二中所顯示的三類信息平臺,通過學校自身的技術攻關,其互通共享使得校內教務、學生管理、后勤、招生就業等部門在處理與師生有關的事務中,可以相互借用平臺中師生的身份信息,學業信息,教學行為信息,也便于對師生行為結果的驗證。例如學生辦理離校手續時,最終審核部門可以通過共享的信息驗證學生是否已完成全部繳費;是否已修完所有課程并考核合格。調查結果顯示,94.7%的學校傾向于實現教學、管理等數據資源的共享,并有26.3%的學校已實現上述信息平臺的數據共享,47.4%的學校已部分共享數據資源。

三、信息技術條件下中職學校行政管理存在的問題

(一)管理理念與信息技術發展的不完全適應

隨著信息技術發展給社會生產生活帶來的變化不斷加深,教育信息化建設也日趨加快。教育信息化是國家信息化的重要組成部分,是教育領域運用現代信息技術促進教育公平、提升教育質量、實現教育管理現代化的過程,是教育理念、手段和模式的一場深刻變革。但由于受到傳統行政管理理念的影響,實際管理過程中,相當一部分中職學校還未將運用信息技術提升管理效能上升為關系到學校教育質量的高度,而只是作為行政管理手段的一種輔助或者補充。同時,行政管理人員特別是年齡較長的管理人員,由于自身工作習慣影響,缺乏充分運用信息技術提升管理效能的意識,既有的信息系統中,功能模塊閑置,信息上傳不全面等現象屢見不鮮。此外,教育行政管理部門督促學校強化信息技術運用的作用也還不充分。調查顯示,諸如中職招生、學籍管理、專業設置、學生資助等信息平臺在省級教育管理部門層面上亦未實現資源共享,不同處室主管著若干個不同的管理平臺,其中的諸多數據需要重復維護和重復報送或更新。

(二)信息技術運用的機制不健全

1、配套制度不健全。以安徽省為例,《安徽省職業教育信息化建設實施方案》(皖教秘職成〔201440號)、《安徽省中職學校數字化校園建設規范(試行)》(皖教秘職成〔201488號)和《安徽省中職學校數字化校園建設評價標準(試行)》(皖教秘職成〔201510號)均是近期才正式發布。與之相應的,各中職學校信息化建設也方才提升重要議事日程,關于信息技術在行政管理中的運用、協調、檢查督促尚未形成成熟的章法。僅以信息中心設置而言,多數中職學校目前是將這一職能配置在與信息技術相關的教學系或掛靠在學校綜合管理部門,如:辦公室,配備一至兩名計算機科學與技術專業人員,也即信息技術人員多半是兼職。從而不可避免地造成信息技術運用的不夠充分,技術策略的不完善。

2、人員結構不健全影響信息技術的有效運用。當前中職學校信息技術運用所需硬件設施已投入相對充足。以安徽省為例,2011年至2015年間,安徽省教育廳已在47所中職學校建立了計算機應用、計算機網絡技術省級重點專業點或重點實訓基地。依托重點專業和重點實訓基地建設,全省多數骨干中職學校計算機應用、計算機網絡技術專業的教學實訓條件有了明顯改善,同時也改善了行政管理所需的信息技術硬件設施條件。與之相反的是管理人員隊伍建設上還存在不足。主要體現是管理人員中既懂得教育管理又具備良好的信息技術運用能力的復合人才缺乏;兼職的計算機類專業技術人員的主要精力集中在課程教學和研究,對于日常行政管理事務的積極性不高;行政管理人員的學歷、能力參差不齊,實際管理工作中運用信息技術的水平和程度差別明顯。這些都影響著信息技術在行政管理中的有效運用。

(三)“信息孤島”[②]依然存在

正如電子政務、電子商務、企業管理等業內存在“信息孤島”一樣,信息技術條件下的中職學校行政管理也同樣存在“信息孤島”。被調查的19所中職學校中,各類管理平臺無法實現數據共享的也達到了26.3%。這其中有技術方面的原因,也有管理者主觀因素的原因。5所學校未曾考慮將各類管理平臺實現數據共享,9所學校雖有考慮推動數據全面共享,但目前尚未成功付諸實施。此外,圍繞一項業務開發或引進應用系統的工作慣性依然存在,從而每個信息系統都有了自己的數據庫、操作系統、用戶界面,分散開發或引進的應用系統,在考慮自身數據標準的同時,忽視了其他系統的數據標準和信息共享問題,“信息孤島”就不斷地產生了。

四、運用信息技術提高中職學校行政管理效能的對策

(一)切實增強運用信息技術提高管理效能的意識

    1、充分認識信息技術運用對行政管理效能提升的重要意義。學校行政管理部門要將黨和政府加快教育信息化建設的政策宣傳學習到位,讓師生尤其是直接承擔行政管理職責的部門和人員認識到信息化建設的大趨勢,必然性。對信息技術運用過程中存在的問題要不回避,不退縮。信息技術部門或專業人員要在幫助解決技術問題的過程中灌輸管理信息化的理念,促使管理人員以積極的工作狀態適應信息化建設水平的提升。根據調查,中職學校管理人員認為運用信息技術是當下提高管理效率的最佳途徑的僅占到57.9%(見表三)。

    2、廣泛開展全員信息技術應用能力提升培訓。“人”是中職學校行政管理信息化建設的關鍵因素。信息技術對行政管理效能的促進作用,主要是取決于運用。要使管理人員都能熟練地運用起先進的設備、優化的系統平臺,廣泛的學習培訓必不可少。要通過培訓,提高學校管理人員搜集信息、處理生成和運用協作的能力。技術運用的程度越深、廣度越寬,越有利于共享的數據、信息發揮作用。  

    3、完善信息技術運用的制度體系。隨著信息技術在中職學校行政管理中運用程度的加深,健全的配套制度就越顯得必不可少。通過制度形式將行政管理中信息技術運用的組織結構、人員要求、技術支持、檢查督促等予以確認,就是為信息技術運用提供基本的制度保證。

(二)強化信息技術運用的頂層設計,努力消除“信息孤島”

    教育信息化建設是一項系統工程,需要統一規劃,而中職學校行政管理中的信息技術運用,也是一項不斷完善和發展的過程。中職學校要結合區域教育信息化建設實際情況,適應自身辦學管理工作的需要,做好頂層設計和統籌開發、利用。要從學校管理的整體來看待具體管理行為所需信息平臺或軟件的開發,通過建立高效的中間構件系統搭建信息化管理共享平臺,解決異構系統之間的兼容性問題,避免各類平臺、軟件的不兼容,造成系統功能利用效率的低下和“信息孤島”的持續存在。以廣州工程技術職業學院為例,該校通過近10年的自主研發,建成了“校園資源計劃”平臺,全方位覆蓋學校教育教學、行政后勤、招生就業管理,實現了各系統模塊的相互貫通和連接,既消除了“信息孤島”,又提升了管理效能,實踐了“透明”辦學理念。

(三)充分保障行政管理所需資源共享平臺的信息安全

正如習近平總書記20142月在中央網絡安全和信息化領導小組第一次會議所指出的,“沒有網絡安全就沒有國家安全,沒有信息化就沒有現代化。”。互聯網技術環境下,中職學校行政管理各類信息、數據的安全也受到了極大關注。調查中,至少有52.6%的學校對數據共享存在的安全風險表示擔憂,另有57.9%學校認為數據共享后信息保密的難度會增大(見表三)。信息安全隱患的存在也制約著中職學校管理人員運用信息技術提升管理效能的積極性。故而,要對學校數據庫共享過程中的使用對象和使用權限等進行嚴格的界定和分配,避免共享過程中出現保密數據庫的外泄、木馬攻擊以及可能存在的數據庫崩潰等安全問題。同時,要加強人員的網絡安全教育,加強數據使用情況的在線監督和監控,避免因安全意識淡薄,造成重要信息的外泄或被盜取。

 

表三:信息技術運用的重要性與風險情況

   選項

        比例

內容

存在安全

風險

比例

信息保密

難度增大

比例

技術上難實現

比例

備注

對實現數據共享的擔憂

10

52.6%

11

57.9%

1

5.3%

多選項

信息技術數據共享是提高管理效率的最佳途徑

/

提高人的效率最佳

/

不確定

/

 

11

57.9%

4

21.05%

4

21.05%

 

 

結束語

安徽省人民政府關于印發《安徽省教育信息化中長期發展規劃(2013—2020年)的通知》(皖政〔201425號)中提出,“大力推進教育管理信息化,支撐教育管理改革,促進教育決策科學化、公共服務系統化、學校管理規范化。”。為此,要“落實國家教育管理信息標準,規范數據采集與管理流程,建立以各級各類學校和師生為對象的全省教育管理基礎數據庫,與國家教育基礎數據庫和安徽省全員人口信息數據庫等互聯對接,為教育規劃與宏觀決策提供數據支持。”;要“建立全省教育管理公共服務平臺和配套服務機制,深化招生、就業、學生資助、留學、科研、學歷、學位與各種資質查詢等信息服務,擴大和延伸教育公共服務領域。”。作為中職學校,提升信息技術條件下的行政管理效能,是推進教育信息化的必然要求,也是構建現代職業教育體系的必然選擇,更是提升辦學質量和吸引力的正確路徑,需要中職學校管理者不斷健全機制,提升人員素質,加快技術運用。

 

參考文獻:

[1] 周三多,陳傳明,魯明泓.管理學——原理與方法[M].上海:復旦大學出版社,2013.

[2] 鄔憲偉 樊志光 花開功.職業學校管理怎樣邁向科學化現代化[N].中國教育報, 2012-5-30.

[3] 王樂夫,蔡立輝.公共管理學[M].北京:中國人民大學出版社,2012.

[4] 林曉.信息技術下的高校行政管理效能提升探究[J].電子測試,2015,(4). 

[5] 沈德海.中職學校信息化管理機制研究[J].當代職業教育,2014,(5).

[6] 江磊.論如何加強中等職業學校的行政管理工作[J].課程教育研究,2015,(3).

[7] 安徽省人民政府.安徽省教育信息化中長期發展規劃(2013-2020 年).http://xxgk.ah.gov.cn.2014.3.28.



[] 本文撰寫過程中,作者設計了針對信息技術運用與安徽省中職學校管理的調查問卷,并在19所國家級重點中職學校進行了有效調查,其中包括7所國家中等職業教育改革發展示范學校。本文用到的有關數據未另行說明的,均出自本次調查問卷統計。

[] 信息孤島是指相互之間在功能上不關聯互助、信息不共享互換以及信息與業務流程和應用相互脫節的計算機應用系統



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